TogetherLetters: Newsletter für Gruppen ohne App und Login

TogetherLetters ist ein Newsletter-Tool für Gruppen, das Kommunikation per Mail ermöglicht, ohne dass Empfänger sich registrieren oder Apps installieren müssen. Der Organisator erstellt eine Gruppe mit einer eindeutigen Mail-Adresse; alle Nachrichten an diese Adresse erreichen automatisch die Postfächer der Mitglieder. Laut eigenen Angaben des Anbieters nutzen über 15.000 Vereine, Klassen und Teams die Plattform seit 2023 für ihre interne Kommunikation.

Der Vorsitzende eines mittelgroßen Sportvereins sitzt vor einem Problem: 47 Mitglieder müssen über die nächste Jahreshauptversammlung informiert werden. Er hat 23 Mobilnummern in einer WhatsApp-Gruppe, 12 E-Mail-Adressen von aktiven Mitgliedern und 12 ältere Vereinsmitglieder, die kein Smartphone besitzen. Jede Information muss dreimal verschickt werden. Das kostet ihn wöchentlich zwei Stunden Doppelarbeit.

Das Problem liegt nicht bei ihm – es liegt an einer Tech-Branche, die annimmt, jeder Mensch habe ein Smartphone mit aktuellen Apps und die Geduld für neue Passwörter. Diese Annahme schließt 40 Prozent der Menschen über 65 Jahren und viele datenschutzbewusste Nutzer von Gruppenkommunikation aus.

Warum klassische Tools bei Gruppen scheitern

Die meisten Kommunikationslösungen wurden für Marketingabteilungen oder Privatpersonen gebaut – nicht für Ehrenamtliche, die einfach nur eine Nachricht an 30 Menschen senden müssen.

WhatsApp-Gruppen erzwingen die Herausgabe der Handynummer und erfordern eine App-Installation. Das schafft Datenschutzprobleme für Vereine und schließt Mitglieder ohne Smartphone aus. Mail-Verteiler über BCC-Felder verhindern Gruppendiskussionen – niemand sieht, wer geantwortet hat. Professionelle Newsletter-Tools wie Mailchimp oder CleverReach verlangen von jedem Empfänger eine Double-Opt-In-Bestätigung und Registrierung. Das überfordert viele Gruppenmitglieder.

Rechnen wir: Bei einer WhatsApp-Gruppe mit 40 Mitgliedern verbringen Organisatoren durchschnittlich 4,5 Stunden pro Monat mit der Beantwortung von Nachrichten, die eigentlich an die ganze Gruppe gehörten. Über ein Jahr sind das 54 Stunden reinen Verwaltungsaufwands – Zeit, die für die eigentliche Vereinsarbeit fehlt.

TogetherLetters im Funktionscheck

Die Plattform folgt einem einfachen Prinzip: Eine Mail-Adresse für die ganze Gruppe.

Die Einrichtung in drei Schritten

Der Organisator registriert sich mit seiner eigenen Mail-Adresse auf togetherletters.com. Er erstellt eine neue Gruppe – beispielsweise „Chor-Mitglieder-2026“ – und erhält automatisch eine Adresse wie chor-mitglieder-2026@togetherletters.com.

Anschließend fügt er die Mail-Adressen der Mitglieder hinzu. Das System verschickt automatisch eine Einladungsmail, die erklärt: „Sie müssen nichts tun. Sie erhalten ab jetzt alle Nachrichten in Ihr Postfach.“ Kein Passwort nötig, keine App, keine Cloud-Registrierung für Empfänger.

Der tägliche Workflow

Will der Organisator eine Nachricht versenden, schreibt er einfach eine Mail an die Gruppen-Adresse. Das System verteilt sie an alle Mitglieder. Antwortet ein Mitglied auf diese Mail, erhält der Organisator die Antwort – nicht die ganze Gruppe, es sei denn, er leitet sie weiter. Das verhindert die berüchtigten „Reply-All“-Kettenmails.

Fotos von der letzten Veranstaltung oder wichtige Dateien wie Einladungen lassen sich direkt an die Gruppen-Mail-Adresse anhängen. Das System speichert sie in der Cloud und stellt sie allen Mitgliedern zum Download bereit.

Vergleich: TogetherLetters vs. WhatsApp vs. klassische Mailverteiler

Kriterium	TogetherLetters	WhatsApp-Gruppe	Mailverteiler (BCC)
App-Installation nötig	Nein	Ja	Nein
Registrierung für Empfänger	Nein	Telefonnummer nötig	Nein
Datenschutz (DSGVO)	Vertrag erfüllt	Problematisch	Datenweitergabe an alle
Gruppendiskussion möglich	Ja, kontrolliert	Ja, unstrukturiert	Nein
Dateianhänge (Fotos)	Ja, bis 25 MB	Ja	Ja, aber unübersichtlich
Ältere Mitglieder erreicht	Ja	Oft nein	Ja
Monatliche Kosten	0-10 €	0 €	0 €

Der entscheidende Vorteil liegt in der Inklusion: Während Facebook-Gruppen und WhatsApp bestimmte Demografien ausschließen, erreicht TogetherLetters jedes Postfach – vom kostenlosen Freemail-Account bis zum Firmenmail-System.

Wann TogetherLetters die richtige Wahl ist

Nicht jedes Team braucht diese Lösung. Drei Szenarien zeigen den idealen Einsatzzeitpunkt.

Szenario 1: Der heterogene Verein

Ihre Mitglieder reichen von 18 bis 82 Jahren. Einige nutzen Instagram täglich, andere besitzen noch ein Handy mit Tasten. Hier funktioniert TogetherLetters, weil es auf dem kleinsten gemeinsamen Nenner basiert: dem Postfach. Jeder hat eine Mail-Adresse, niemand muss lernen, eine neue Plattform zu bedienen.

Szenario 2: Die kurzfristige Projektgruppe

Sie organisieren einen Workshop über drei Monate mit 25 Teilnehmern. Die Einrichtung eines professionellen Newsletter-Tools lohnt nicht, WhatsApp ist zu informell. TogetherLetters bietet die Professionalität eines Newsletters ohne den Konfigurationsaufwand. Nach dem Projekt löschen Sie die Gruppe – keine hinterbliebenen Daten in fremden Clouds.

Szenario 3: Die datenschutzsensible Klassenelternschaft

Eltern wollen ihre Handynummer nicht in einer WhatsApp-Gruppe mit 30 Fremden teilen. Gleichzeitig müssen alle über Ausflüge und Elternabende informiert werden. Die Lösung: Eine geschlossene Gruppe bei TogetherLetters. Die Adressen bleiben beim Organisator, die Kommunikation läuft zentral.

Technische Details und Datenschutz

Daten landen bei einem deutschen Hoster (Hetzner), nicht bei US-amerikanischen Cloud-Anbietern. Das Unternehmen gibt an, keine Daten an Dritte zu verkaufen und nur technisch notwendige Cookies zu setzen.

Für Vereine relevant: Die Verarbeitung personenbezogener Daten (Mail-Adressen) erfolgt auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV), den der Organisator abschließen kann. Das ist bei WhatsApp-Gruppen oder privaten Mailverteilern rechtlich nicht sauber umsetzbar.

Fallbeispiel: Wie ein Musikverein 12 Stunden Verwaltungszeit pro Monat sparte

Der Vorstand eines 60-köpfigen Blasorchesters versuchte zunächst, alle über eine Facebook-Gruppe zu erreichen. Nach drei Monaten waren nur 40 Prozent der Mitglieder beigetreten – der Rest hatte kein Facebook oder wollte sich nicht registrieren müssen. Die Informationen mussten parallel per Mail verschickt werden.

Das Team wechselte zu TogetherLetters. Der Vorsitzende erstellte eine Gruppe, importierte die 60 Mail-Adressen aus seinem Postfach. Seitdem sendet er eine wöchentliche Zusammenfassung. Die Antworten landen gebündelt bei ihm, er kann sie gezielt weiterleiten oder einzeln beantworten.

Das Ergebnis nach drei Monaten: Die Nachrichten erreichen 98 Prozent der Mitglieder (zwei hatten veraltete Mail-Adressen). Die Verwaltungszeit für Kommunikation sank von 15 Stunden auf 3 Stunden pro Monat. Der eingesparte Zeitaufwand von 12 Stunden fließt jetzt in die Probenorganisation.

Die versteckten Kosten ineffizienter Kommunikation

Viele Entscheider unterschätzen den Preis des Status quo. Ein konkretes Rechenbeispiel für einen Verein mit 50 Mitgliedern:

Ohne zentrale Lösung: 2 Stunden pro Woche für verteilte Informationen, Nachfragen und manuelle Weiterleitungen. Bei 40 Wochen aktiver Vereinstätigkeit sind das 80 Stunden pro Jahr. Bei einem Opportunitätskostenansatz von 20 Euro pro Stunde (Wert ehrenamtlicher Arbeit) beträgt der Schaden 1.600 Euro jährlich.

Hinzu kommen ausgeschlossene Mitglieder: Pro Jahr verlassen im Schnitt 3-5 Mitglieder Vereine aufgrund schlechter Information. Deren Mitgliedsbeiträge und Engagement gehen verloren.

Preise und Alternativen

TogetherLetters bietet eine kostenlose Variante für bis zu 50 Empfänger an. Für größere Gruppen kostet die Pro-Version 5 bis 10 Euro pro Monat – je nach Anzahl der Mitglieder.

Alternativen im Vergleich:

• Google Groups: Kostenlos, aber erfordert Google-Konto für Empfänger. Komplexe Einrichtung.
• Sympa oder Mailman: Technisch aufwendig, selbst gehostet notwendig.
• Telegram-Gruppen: App erforderlich, ähnliche Datenschutzbedenken wie WhatsApp.

Für Marketing-Newsletter an Kunden ist das Tool weniger geeignet – hier fehlen Tracking-Funktionen und Design-Templates. Es ist ein reines internes Kommunikationswerkzeug.

Fazit: Für wen sich der Umstieg lohnt

TogetherLetters löst ein spezifisches Problem: Die Brücke zwischen digital affinen Organisatoren und weniger technikbegeisterten Gruppenmitgliedern. Es ist die richtige Wahl, wenn Sie regelmäßig Nachrichten an 10 bis 200 Personen senden müssen, die nicht alle dieselben Apps nutzen.

Der erste Schritt: Erstellen Sie eine Testgruppe mit fünf Vertrauenspersonen. Senden Sie eine Nachricht mit einem Foto. Wenn die Empfänger nicht zurückfragen „Was muss ich installieren?“, haben Sie die richtige Lösung gefunden.

Für reine Marketing-Kommunikation oder Kundennewsletter greifen Sie besser zu spezialisierten Tools. Für Vereine, Klassen, Nachbarschaften und Projektgruppen bietet TogetherLetters jedoch den schnellsten Weg von der Idee zur versendeten Nachricht – ohne Passwörter, ohne App-Stores, ohne technische Barrieren.